NRW:Arbeitsgruppe/Events/Zeitliches Rahmenkonzept für NRW LPTs

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Zeitliches Rahmenkonzept für die Organisation von LPTS in NRW

HINWEIS: Termine sollten in Zukunft mindestens 1 Jahr im Voraus feststehen inklusive Angabe der priorisierten Regierungsbezirke. Bewerbungsfristen werden von der AG Events NRW festgelegt. Für LPTs sind es 5-6 Monate. Spätestens zum Ende der Bewerbungsfrist müssen die Bewerbungen bei der AG Events NRW vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Fragen geklärt sein! Danach werden nur noch die vorliegenden Fakten bewertet!

Der zeitliche Ablauf

  • Phase 1: VOR Ende der Bewerbungsfrist
  • Phase 2: NACH Zusage durch den Landesvorstand

Zwischen 1 und 2 wird die AG Event alle Bewerbungen sichten und auswerten und eine Beurteilung bzw. Empfehlung an den LaVo übermitteln, damit dieser zeitnah entscheiden kann. Zwischen 1 und 2 sollten nicht mehr als 10 Tage liegen.

Phase 1

3-4 Monate vor Ende Bewerbungsfrist:

  • Orgateam aufbauen und Hallen suchen. Nehmt euch dafür die Mindestanforderung Anforderungen als Checkliste zur Hand! Bei Fragen Rücksprache mit AG Technik und AG Events halten.
  • Bei vor Ort Catering prüfen was der Anbieter ausser carnivorem auch bis zu veganem Essen anbietet.
  • Ansonsten welche Küchengerätschaften existieren (Rückfrage mit der AG Schnittchen)

6-8 Wochen Monate vor Ende Bewerbungsfrist:

  • Wikiseite mit der ersten groben Bewerbung erstellen anhand der Musterbewerbung. Diese dann an die AG Events NRW schicken, damit noch vor Ende der Bewerbungsfrist Fragen geklärt werden können und auch noch ein Besichtigungstermin der Halle vereinbart werden kann.

Phase 2

Ihr habt mit eurer Bewerbung den Zuschlag vom Landesvorstands bekommen, herzlichen Glückwunsch! Jetzt geht die Arbeit richtig los:

ab sofort

  • Erfagt beim LaVo, bei der AG Technik, der AGÖA und bei der AG Event zuständige Ansprechpartner
  • Informiert den Hallenbetreiber (euren Ansprechpartner) und sorgt dafür, dass die Verträge so schnell wie möglcih unterschrieben werden, zeichnungsberechtigt ist nur der LaVo.
  • erstellt eine Wikiseite mit allen wichtigen Informationen, die dann regelmäßigt ergänzt werden sollte
    • Am Anfang sind Informationen über den Termin, den Ort, die Anreise und Übernachtungsmöglichkeiten wichtig, sowie Unterseiten, wo sich Teilnehmer und Bewerber für die Versammlungsämter eintragen können
  • postet die Wikiseite auf der NRW Info Liste und werbt um weitere Helfer vor Ort
  • organisiert eine Hallenbegehung mit den verantwortlichen Ansprechpartner und klärt, welche Räume wie genutzt werden sollte, wo die Wahlstraße eingerichetet werden kann, welche technischen Vorraussetzungen noch geschaffen werden müssen.
  • überlegt euch, wie ihr euch am besten organisiert: Planungspads, Mailingliste fürs Orgateam, regelmäßige Mumbletermine, Trello
  • regelmäßige Information ist wichtig, wenn man Helfer motivieren will.
  • Apropos Helfer: Wie sieht es personell aus für die Kinderbetreung, Bandschutz, Sani

spätestens 8 Wochen vor Veranstaltung

  • AG ÖA informieren > PM
  • Helferlein anwerben einteilen und in die Planungstreffen integrieren
  • Antrag an den LVor bzgl. der Kosten/Vorfinanzierung für das Mitglieder-/Orga-/Presse- Catering (Rückfrage mit der AG Schnittchen)
  • bezüglich Einladungen Kontakt mit dem LaVo aufnehmen, der diese versendet.
  • Material sondieren, was wid noch benötigt? Drucker, Papier, Plakate, Wahlurnen....
  • Catering für die Presse, das orgateam, die Wahlhelfer

spätestens 2 Wochen vor Veranstaltung

  • erneute Hallenbesichtigung, Feintuning mit Hallenbetreiber.
  • Brainstorming was fehlt, wo sind noch Probleme
  • Material sondieren, was wid noch benötigt? Drucker, Papier, Plakate, Wahlurnen....

kurz vorher' und bis zum Schluss

  • am Vortag Material anliefern und Aufbauen. Abbau auch Montag mit einschließen. Sprich 4 Tage Halle. FR - MO bisher haben wir es immer am so-Abend geschafft, der Mo dazu treibt den Preis in die Höhe! (gehört hier nicht hin, sondern in die Mindestanforderung)
    • Einkäufe für das Catering / Einrichtung der Vorsorungsräume vor Ort
  • am Abend nach Ende der Veranstaltung Abbau und Materialrückführung in Lager

Weitere Themen, die man Einbringen könnte:

  • Catering
  • Bustransfer
  • Abendprogramm
  • Nachbesprechung/Nachlesepad (lasst euch, bzw. eure Organition beurteilen)
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